Tá cruthú agus cothabháil do pholasaí coinneála taifead ar cheann de na tascanna sin a thógann beagán ama, ach is féidir go leor ama agus mearbhall a shábháil níos déanaí. Is bealach é go bunúsach chun a chinntiú go bhfuil gach duine in eagraíocht ar an leathanach céanna maidir le conas gach faisnéis íogair a láimhseáil, lena n-áirítear doiciméid pháipéir agus taifid dhigiteacha. Tugann polasaí coinneála taifead léargas soiléir do gach duine ar na céimeanna ba chóir dóibh a ghlacadh chun sonraí corparáideacha a chosaint, ó chruthú taifead nua go dtí go ndéantar iad a stialladh nó a scrios ar bhealach eile ag seirbhísí scriosta sonraí.
Tá ceisteanna ag daoine atá ag iarraidh dul trí go leor comhad faoi chomhlíonadh sonraí. In áiteanna áirithe agus i dtionscail áirithe, éilíonn dlíthe um chomhlíonadh sonraí go gcoimeádfadh eagraíochtaí comhaid ar feadh tréimhse áirithe ama. Ach ba cheart go mbeadh bunpholasaithe coinneála taifead i bhfeidhm ag fiú gnólachtaí nach ndéileálann le taifid sláinte nó airgeadais, chomh fada agus nach gcaithfidh fostaithe am a chur amú ag cuardach freagraí gach uair a smaoiníonn siad ar cheart comhad íogair éigin a choinneáil nó a scriosadh. D’fhéadfadh cur chuige soiléir comhsheasmhach a bheith agat maidir le coinneáil agus bainistíocht taifead a bheith úsáideach freisin má bhí tú riamh páirteach in aon chaingean dlí nó iniúchadh a éilíonn ort taifid shonracha a iompú.
Cad é do pholasaí coinneála taifead?
Ní gá gur doiciméad fada nó casta é polasaí coinneála taifead. Ní gá ach roinnt croí-eilimintí a bheith ann. Is é an chéad ghné riachtanach de bheartas coinneála ná liosta de na cineálacha taifead agus an t-íosmhéid ama ar chóir gach cineál a choinneáil.
Ba cheart roinnt rudaí cosúil le ráitis airgeadais agus doiciméid chánach a choinneáil go deo, ach is féidir go leor doiciméad gnó cosúil le taifid phárolla agus sonraisc a chaitheamh tar éis trí nó seacht mbliana. Cinntigh go láimhseálfar taifid dhigiteacha freisin trí shoiléiriú go bhfuil an sceideal coinneála céanna ag ábhar ar nós ríomhphoist agus PDFanna agus atá ag doiciméid pháipéir. (Téigh i gcomhairle leis na daoine a bhainistíonn do TF chun a chinntiú go léiríonn do pholasaithe go cruinn conas a bhainistíonn agus a choinníonn do ghnó faisnéis dhigiteach.)
Mura bhfuil tú faoi réir aon dlíthe um chomhlíonadh sonraí a bhaineann go sonrach leis an tionscal a d’fhéadfadh cur isteach ar línte ama sonracha i do pholasaí, is féidir leat breathnú ar bheartais choinneála taifead samplacha ar líne le haghaidh treorach. Is fearr i gcónaí seiceáil le do chomhairleoir dlí lena chinntiú ní hamháin go bhfuil tú ar an eolas faoi aon rialacha um chomhlíonadh sonraí a bhaineann leat, ach nach bhfuil tú ag déanamh neamhaird de rud ar bith a d’fhéadfadh tú a chur faoi dhliteanas.
Mar a oireann seirbhísí scriosta sonraí
D’fhéadfadh go mbeadh “Beartas Coinneála agus Scriosta Taifead” mar ainm níos cruinne ar an doiciméad seo. Nuair nach gá do do ghnó taifid a choinneáil a thuilleadh, caithfidh do pholasaí aghaidh a thabhairt ar nósanna imeachta cuí chun taifid a scriosadh.
Ní thógann sé ach spás stórála a choinneáil ar sheantaifid pháipéir agus dhigiteacha agus cruthaítear mearbhall a fhágfaidh go mbeidh sé níos deacra na doiciméid a theastaíonn uait a aimsiú. Nuair nach mbíonn taifid úsáideach a thuilleadh (de réir an sceidil i do pholasaí), ba chóir iad a scrios go sábháilte. Tabhair aghaidh ar dhea-chleachtais scriosta sonraí i do bheartais ionas nach gcuirfear comhlíonadh sonraí agus slándáil sonraí i mbaol nuair a phróiseálann fostaithe sonraí.
Mar an gcéanna, ní gá gur cuid fhada nó casta de bheartas coinneála taifead é scrios sonraí. I measc na bpríomheilimintí ar mhaith leat aghaidh a thabhairt orthu sa chuid seo den pholasaí tá:
Roinn nó teideal an duine atá freagrach as maoirseacht a dhéanamh ar shaincheisteanna scriosta sonraí san eagraíocht.
Eolas faoi cé chomh fada agus ba cheart cineálacha éagsúla comhaid a choinneáil.
Faisnéis faoin gcaoi ar cheart doiciméid pháipéir atá imithe i léig a scriosadh (arna stialladh ag seirbhís scriosta sonraí).
Faisnéis faoin gcaoi ar cheart gléasanna stórála sonraí atá imithe i léig amhail tiomántáin chrua a scrios (arís, go hidéalach, ba cheart seirbhís scriosta sonraí a dhéanamh orthu).
Eolas faoi cé chomh minic is a scriostar ríomhphoist agus taifid dhigiteacha eile ó do chórais (ar threoir na foirne TF a láimhseálann tú).
Deimhnigh nach scriosfar taifid a bhaineann le haon imeachtaí dlíthiúla nó iniúchtaí leanúnacha (ar threoir ó d’abhcóide dlí).
Tar éis duit do pholasaí coinneála taifead a chomhlánú, lena n-áirítear an rannán ar scriosadh sonraí, cinntigh go bhfaigheann gach duine i d’eagraíocht cóip. Ba cheart, fiú, oibrithe iargúlta a bheith oilte ar do bheartais choinneála ionas go mbeidh gach duine a bhféadfadh rochtain a bheith acu ar do thaifid ghnó ar an eolas faoi na cleachtais is fearr chun do shonraí íogaire a chosaint.